Las tres claves de la oficina post pandemia: seguras, resilientes y cómodas (I)

Las tres claves de la oficina post pandemia

Otoño de 2021 es la fecha en que la mayoría de las empresas quieren recuperar la presencialidad en sus oficinas, volver a ver los espacios de trabajo ocupados por sus empleados y detectar las nuevas necesidades que surjan en esta nueva etapa.

Con un amplio porcentaje de la población adulta vacunada, las compañías están pidiendo a sus equipos que vuelvan a la oficina. Quizá no los cinco días de la semana, pero sí una parte proporcional de su tiempo para establecer un modelo híbrido que beneficie a todos, especialmente a los defensores del teletrabajo. A medida que las restricciones vayan disminuyendo la sociedad irá volviendo paulatinamente a los antiguos patrones de comportamiento, pero esta vez con mayores exigencias en seguridad.

Hasta marzo de 2020, cuando pensábamos en oficinas seguras hablábamos de medidas contra incendios, accesos adaptados, salidas de emergencia, mantenimiento de las infraestructuras… Y si nos referíamos a oficinas saludables, entonces poníamos el foco en sistemas de calidad de aire y ventilación, termostatos, ergonomía en el mobiliario e incluso la presencia de elementos naturales como las plantas por los beneficios que aportan. Pero tras la pandemia estas medidas no son percibidas como suficientes y los empleados exigen un mayor énfasis en la seguridad, ya que la oficina es el segundo lugar donde más tiempo pasamos, y por tanto adquiere un papel importante a la hora de mitigar la propagación del virus.

Seguridad, la piedra angular de toda oficina

Es innegable que las medidas adoptadas para frenar la transmisión de la COVID-19 han sido claves para evitar más contagios, pero no sólo de este virus, también de otros como la gripe, la varicela o el sarampión. El último informe del Centro Nacional de Epidemiología del Instituto de Salud Carlos III explica que los casos de gripe en España se han reducido un 98,88% desde 2019. De ahí que algunos expertos empiezan a sugerir que todos los años, entre los meses de diciembre a marzo, la mascarilla sea obligatoria en lugares cerrados.

Pero la seguridad en un espacio de trabajo no se limita al uso de la mascarilla. Hay otros factores determinantes para calificar si una oficina es segura y saludable para los empleados en torno a cuatro aspectos principales como son las personas, el aire, la superficie y el espacio. Por tanto las empresas tienen el reto de añadir y reforzar en sus sedes medidas relacionadas con:

  • Sistemas de ventilación y calidad del aire
  • Aforo
  • Distancia física + límites
  • Limpieza y desinfección de las instalaciones
  • Cumplimiento de los protocolos de seguridad
  • Seguridad de alimentos y bebidas

La conjunción de estos puntos es clave para contener la propagación de cualquier virus, minimizando el riesgo de exposición de los empleados al tiempo que se maximiza la presencia y el uso de las oficinas.

Las tres claves de la oficina post pandemiaLa implantación de estas medidas será un éxito siempre y cuando exista una firme voluntad por parte de los empleados de cumplirlas. Para ello es necesario que vean el compromiso y esfuerzo de sus empresas como ejemplo y ejercicio de coherencia. La responsabilidad individual conlleva distanciamiento físico entre compañeros, el uso de la mascarilla en lugares cerrados y especialmente junto a personas no vacunadas, prácticas de higiene como el lavado de manos y el uso de geles hidroalcohólicos, quedarse en casa ante la aparición de síntomas sospechosos… Las empresas serán responsables de fomentar ecosistemas donde todos los individuos velan por su salud y la del resto del equipo.

Una práctica que ayudará al cumplimiento de las políticas de seguridad será un constante recordatorio de las medidas. Esto no quiere decir que impactemos en exceso al personal con señalítica y mensajes constantes. Puede ser tan simple como habilitar puntos higiénicos en lugares transitados que recuerden la importancia de desinfectar nuestras manos y otras superficies. Las toallitas y geles hidroalcohólicos, o los productos de limpieza actuarán como señales visuales para recordar a las personas que deben comprometerse con estos hábitos.

En este sentido, los controles previos al acceso a la oficina también serán importantes, especialmente para las visitas, que comprobarán que las medidas de seguridad son relevantes desde que se cruza el umbral de la puerta hasta que se sale del espacio. Las empresas deben establecer protocolos claros para todas aquellas personas que acudan a sus sedes. Por ejemplo:

  • Controles de temperatura
  • Cuestionarios de detección
  • Sistema de rastreo de contactos

De esta manera si alguien se despierta con algunas décimas de fiebre no se arriesgará a ir a trabajar, ya que sabe que no le dejarán entrar al llegar. Los sistemas de rastreo son una herramienta útil para controlar posibles brotes y activar sistemas de seguridad excepcionales en el caso de que sean necesarios.

Estas medidas, además de transmitir deber, compromiso y responsabilidad, también transmiten seguridad de las compañías hacia sus empleados y otros grupos de interés como pueden ser inversores, proveedores y clientes. Las personas necesitan sentirse lo más a salvo posible y comprobar que las cosas se están haciendo bien. Lo contrario afectaría directamente a su actitud y por ende a su productividad en el trabajo.

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